香港公司周年申報與秘書跟進清單

什麼是周年申報表？

在香港，每間私人股份有限公司必須按照《公司條例》的規定，每年向公司註冊處提交一份周年申報表（Form NAR1）[185]。這份申報表載列公司最新的基本資料，包括註冊辦事處地址、董事、股東、公司秘書及股本結構等。

周年申報的法定要求

根據《公司條例》，公司須在其成立周年日後的42天內提交周年申報表[185]。逾期提交可能導致公司及其責任人被檢控，並須繳付較高的登記費用。因此，準時申報至關重要。

公司秘書的角色與責任

每間香港公司都必須委任一名公司秘書。公司秘書負責確保公司符合法定要求，包括按時提交周年申報表、更新法定登記冊，以及保存會議記錄等。若公司秘書是法人團體，則該秘書公司須持有信託或公司服務提供者（TCSP）牌照[186]，以確保其專業資格及合規水平。

周年申報秘書跟進清單

為確保順利完成周年申報，公司秘書應依循以下清單跟進：

1. 確認公司周年日：確定公司的成立日期，以計算申報限期。
2. 收集及核對資料：檢查董事、股東、公司秘書的變更，更新註冊辦事處地址、營業地址（如有不同），核對股本結構變動。
3. 準備周年申報表：填寫NAR1表格，確保所有資料準確無誤。
4. 簽署及提交：由公司董事或公司秘書簽署，於限期前提交至公司註冊處（可透過電子或紙本方式）。
5. 繳付費用：按規定繳交申報費用。請留意，逾期費用較高。
6. 保存紀錄：保留提交確認及相關紀錄，更新公司法定登記冊。
7. 續期商業登記：周年申報與商業登記續期是兩項不同要求。公司必須在商業登記證到期前續期，通常每年或每三年一次[187]。

商業登記續期注意事項

根據《商業登記條例》，任何在香港經營業務的公司均須持有有效的商業登記證[187]。公司應留意登記證上的屆滿日期，並於到期前按時續期。逾期續期可能須繳付罰款。

TCSP牌照與專業秘書服務

選用持有TCSP牌照的公司秘書服務供應商，可確保其具備法定知識及合規能力[186]。專業秘書公司能協助處理周年申報、保存法定紀錄、監察截止日期，以及提供相關法律合規建議，減低企業因疏忽而導致的風險。

常見問題

周年申報表與公司報稅表有何分別？

周年申報表是提交予公司註冊處的法定文件，主要更新公司基本資料。報稅表則向稅務局提交，申報公司利得稅，兩者不可混淆。

若公司股權或董事變更，是否需要在周年申報表內申報？

周年申報表須載有截至申報日期的最新資料。若在申報前有任何變更，應先向公司註冊處提交相關變更通知，然後在周年申報表內申報。

公司秘書可以是個人嗎？是否需要牌照？

公司秘書可以是個人或法人團體。若為個人，則無需TCSP牌照；若為法人團體，則須為持牌TCSP[186]。